Redaksiyon yapmanız gereken bir kağıt belgenin yalnızca çıktılarına sahipseniz, bu yöntemin zaman alıcı olabileceğini unutmayın. Taranan bir dosyayı çıkarmak için kağıt belge yöntemini kullanın. Tiff, jpeg veya gif gibi taranmış bir dosyayı yeniden düzenlemek için yazılım kullanmak zordur. Taranan belgede gizli metin veya meta veri kalma riski vardır. Taranan belgeler için belgeyi yazdırdığınız ve bilgileri elle düzenlediğiniz kağıt belge yöntemini deneyebilirsiniz.
Kağıt belgeyi yazdırın. Tek taraflı yazdırma seçeneğini kullanarak kağıt belgeyi yazdırarak başlayın. Bu, kağıdın bir tarafında metin ve diğer tarafında boş bir sayfa olmasını sağlayacaktır. Önemli bilgileri bir taraftan kesme veya bir taraftan hassas bilgileri silmeyi ihmal etme riskiyle karşı karşıya kalmazsınız.
Düzeltilmesi gereken metni kesin. Düzeltmeniz gereken tüm metni kesmek için makas kullanın. Kağıt belgede hassas bilgilerden hiç bahsetmediğinizden emin olun ve kesin. Ardından, kesilen bilgilerin bulunamayacağından emin olmak için bunları parçalamalısınız. Bölümleri kesmek yerine redaksiyon kalemi veya keskin kalem de kullanabilirsiniz. Kesme ve parçalamadan biraz daha az zaman alır, ancak yine de manueldir.
Redaksiyonu yapılmış bölümleri kapatmak için opak bant veya kağıt kullanın. Opak bant, % 100 ışık geçmez ve şeffaf veya yarı saydam değildir. Bu, düzeltilmiş bölümleri doldurmak için en iyi seçenektir, böylece okunamaz veya ortaya çıkarılamazlar.
Belgeyi tarayın ve PDF olarak kaydedin. Kağıt belgenin şık bir versiyonunu oluşturmak için, belgeyi tarayabilir ve belgenin “Son redaksiyonlu” PDF’si olarak kaydedebilirsiniz. Artık basılı belgenin tamamen düzenlenmiş bir versiyonuna sahip olacaksınız.
Düzeltilmiş belgeyi tamamlamadan önce birisinin redaksiyonları doğrulamasını sağlayın. Düzeltilmesi gereken tüm bilgileri yakaladığınızdan emin olmak için, güvendiğiniz bir kişiden hiçbir bilgiyi gözden kaçırmadığınızı doğrulamasını isteyebilirsiniz. Bazen belgede başka bir göze sahip olmak da gözden kaçırmış olabileceğiniz herhangi bir bilgiyi yakalamaya yardımcı olabilir. İnceleyen kişiye, bilgileri düzeltmek için hangi yöntemi kullandığınızı bildirin, böylece doğru bir şekilde test edebilirler.
Basılı Belgelerin Redaksiyonu: Önemli Noktalar
Hukuki sonuçları olabilecek çok hassas bilgilerle uğraşıyorsanız, bir redaktör ile çalışmayı düşünebilirsiniz. Bu kişiler, düzeltme yapmak üzere eğitilmiştir ve hiçbir hata veya hata içermediğinden emin olmak için belgeyi sizin için doğrulayabilir.
Çıkarılamayacağından emin olmak için düzeltilmiş belgeyi test edin. Redaksiyonun doğru şekilde yapıldığını onaylamak için son redaksiyonu yapılmış PDF üzerinde basit bir test yapabilirsiniz. Metni, redaksiyonu yaptığınız bölgeden birkaç satır seçin ve altında bir ila iki satır bitirin. İçeriği bir kelime işlem belgesine veya Not Defteri’ne yapıştırın. Düzeltilmiş metnin içerikte olup olmadığını kontrol edin. Mevcut değilse, redaksiyon başarılı olmuştur.
Yine de bir belgenin bilgisayardaki dijital örneği üzerinde redaksiyon işlemi yapmaktansa basılı belgede redaksiyon yapmanın dezavantajları vardır. Öncelikle çok fazla kağıt israfı olur. Bazen aynı sayfanın çıktısını defalarca almak gerekebilir. Basılı belgede redaksiyon işlemi çok fazla zaman aldığını da unutmamak gerekir. Bilgisayarda çoğu işlemi otomatik yapma imkanı varken basılı belgede her işlem manuel olarak ilerler. Ayrıca yapılan redaksiyonu kontrol etmek de zor olduğu için basılı belgede redaksiyon işleminin hata oranı çok yüksektir.
