Türkiye’de alınmış bir diplomayı yurt dışında kullanmak ya da yurt dışında düzenlenmiş bir belgeyi Türkiye’de geçerli kılmak istediğinizde karşınıza çıkan kavramlardan biri apostildir. Apostil, belgelerin uluslararası kullanımında onay sürecini basitleştiren bir uygulamadır. Bu yazıda apostilin ne olduğunu, hangi belgeler için gerektiğini ve diploma için apostil sürecinin genel işleyişini ele alıyoruz.
Not: Apostil işlemlerinde uygulama, belgenin türüne ve kullanılacağı ülkeye göre değişebilir. İşlem yapmadan önce başvuracağınız kurumun ve belgeyi kullanacağınız ülkenin güncel koşullarını kontrol etmeniz önerilir.
Apostil Nedir?
Apostil, bir ülkede düzenlenen resmî bir belgenin başka bir ülkede kullanılabilmesi için, belgedeki imzanın ve mührün gerçekliğini tasdik eden şerhtir. Bu uygulama, 5 Ekim 1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi’ne dayanır. Bu sözleşme, Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı çerçevesinde hazırlandığı için kısaca “Lahey Apostil Sözleşmesi” olarak bilinir. Türkiye sözleşmeye taraftır ve sözleşme Türkiye bakımından 1985 yılında yürürlüğe girmiştir.
Apostilden önce, bir belgenin başka bir ülkede kullanılabilmesi için birden fazla makamın onayından ve ilgili ülkenin konsolosluğunun tasdikinden geçmesi gerekiyordu. Apostil, sözleşmeye taraf ülkeler arasında bu zinciri tek bir şerhe indirir.
Apostil Neyi Onaylar, Neyi Onaylamaz?
Apostil, belgedeki imzanın, imzalayan kişinin sıfatının ve varsa mühür ya da damganın gerçek olduğunu tasdik eder. Belgenin içeriğinin doğruluğunu onaylamaz. Ayrıca apostil, belgenin kullanılacağı ülkede otomatik olarak kabul edileceği anlamına gelmez; belgeyi kabul edecek kurum kendi koşullarını uygulayabilir. Örneğin bir diplomaya apostil şerhi verilmesi, o diplomanın yurt dışında denkliğinin tanındığı anlamına gelmez.
Türkiye’de Apostil Kim Tarafından Verilir?
- İdari belgeler: Valilikler ve kaymakamlıklar tarafından verilir. Diploma, transkript ve noter onaylı belgeler bu kapsamdadır.
- Adli belgeler: Mahkeme kararları gibi adli belgeler için apostil, adli yargı ilk derece mahkemesi adalet komisyonu başkanlıkları tarafından verilir.
Bazı adli belgeler için elektronik apostil (e-Apostil) uygulaması da bulunmaktadır. Hangi belgelerin e-Apostil kapsamında olduğu konusunda güncel bilgiyi ilgili resmî kaynaklardan kontrol etmek gerekir.
Diploma İçin Apostil Süreci
Diplomanın yurt dışında kullanılacağı durumlarda genel olarak izlenen adımlar şunlardır:
- Kurumun koşullarını öğrenin. Belgeyi kullanacağınız kurumun diplomanın aslını mı, onaylı suretini mi, yoksa çevirisini mi istediğini ve apostil şartı arayıp aramadığını öğrenin.
- Belgeyi hazırlayın. Kurumun istediğine göre diplomanın aslı ya da noter onaylı sureti hazırlanır. Belgenin çevirisi isteniyorsa yeminli tercümana çevirtilip noter onayı alınır.
- Apostil başvurusu yapın. Belge, valilik ya da kaymakamlığın ilgili birimine götürülerek apostil şerhi talep edilir. Çeviri belgelerde apostil, çeviriyi onaylayan noterin imzası için verilir.
- Belgeyi kontrol edin. Apostil şerhinin belgenin üzerine ya da eklenen bir sayfaya doğru biçimde işlendiğini kontrol edin.
Uygulamada, belgenin aslına mı yoksa noter onaylı suretine mi apostil verileceği ve hangi belgelerin istendiği konusunda farklılıklar olabileceğinden, başvuru öncesinde ilgili valilik ya da kaymakamlıktan bilgi almanız yararlı olur.
Sözleşmeye Taraf Olmayan Ülkeler
Belge, Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olmayan bir ülkede kullanılacaksa apostil geçerli olmaz. Bu durumda genellikle şu tasdik zinciri izlenir: belgenin ilgili makamlarca onaylanması, Dışişleri Bakanlığının tasdiki ve belgenin kullanılacağı ülkenin Türkiye’deki temsilciliğinin onayı. Bir ülkenin sözleşmeye taraf olup olmadığını, Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansının (HCCH) resmî sitesindeki güncel taraf listesinden kontrol edebilirsiniz; taraf ülkelerin listesi zaman içinde değişmektedir.
Yurt Dışında Alınan Belgeler İçin
Yurt dışında alınmış bir diplomayı Türkiye’de kullanmak ya da denkliğini almak istediğinizde de, belgenin düzenlendiği ülke sözleşmeye tarafsa o ülkenin yetkili makamından apostil alınması gerekebilir. Denklik başvurularında istenen belgeler için YÖK’ün güncel duyurularını takip edin.
Sık Yapılan Hatalar
- Apostili, belgenin yurt dışında tanınması ya da denkliği ile karıştırmak,
- Çeviriyi apostilden sonra yaptırmak (sıralamanın kurumun istediğine uygun olması gerekir),
- Sözleşmeye taraf olmayan bir ülke için apostil almak,
- Başvurulan kurumun koşullarını öğrenmeden işlem yapmak.
Yurt dışı diplomaların denkliği için Kıbrıs Üniversitelerinin Denkliği yazımıza bakabilirsiniz.